Pregătit pentru orice situație

Consultantul pe teme de management David Allen – unul dintre cei mai apreciați, potrivit clasificării revistei Forbes – dezvăluie cititorilor cum pot controla „jocul muncii și al vieții”. Premisele unei astfel de performanțe se află la îndemâna oricui, iar autorul își oferă sfaturile sale bazate pe o îndelungată experiență, ajutându-vă să ajungeți a avea minte limpede, un birou ordonat și intenții clare.

În acest scop, cartea Pregătit pentru orice situație expune 52 de căi rapide pentru:

Cu inteligență, pricepere și inspirație, David Allen își învață cititorii cum să procedeze pentru ca lucrurile care îi privesc în mod direct să se întâmple cu adevărat în felul și în sensul pe care și le doresc, cu mai puțin efort, rară stres și cu infinit mai multă energie, creativitate și claritate.

Mulțumiri ... 11

Introducere: Ușurați-vi viața ca si vă ușurați munca ... 13

PARTEA 1: ELIBERAȚI-VÃ MINTEA PENTRU CREATIVITATE

   sau Scăpați de grija lucrurilor nefinalizate ... 21

1. Eliberarea minții creează direcții noi  ... 23

Sunteți pregătit pentru necunoscut?

2.Vă simțiți bine în raport cu ceea ce nu faceți doar când știți ce nu faceți ... 27

De ce nu a funcționat de obicei „procesul de organizare”

3.Cunoașterea îndatoririlor vă ajută să faceți alegeri mai bune în legătură cu sarcinile noi ... 30

Când centrul devine periferie

4. Ca să știți unde mergeți, trebuie să știți unde vă aflați ...  33
Lăsați viitorul în pace – mai bine cunoașteți prezentul

5.Oportunitățile infinite sunt abordate cu posibilități finite ... 37

Managerul la minut al fluxului muncii

6.Două îndatoriri simultane din mintea dumneavoastră generează stresul și eșecul ... 40

A duce lucrurile la bun sfârșit: metoda reactivă sau cea proactivă?

7. Prioritățile funcționează numai la nivel conștient ... 44

Pericolul proiectelor „nu prea importante”

8. Închiderea circuitelor deschise eliberează energie ... 47

Magia cotidianului

9. Dacă vă preocupă un lucru, probabil nu este finalizat ... 49
ABC-ul RAM-ului psihic

10. Creativitatea apare când are spațiu de manifestare ...         52

Asta-i tot?

11.Cu cât este mai larg vadul, cu atât curge mai multă apă ... 55

Chiar sunteți pregătit pentru mai mult?

12. Grijile sunt o risipă ... 58

Scoateți-vă din minte obișnuința de a gândi

13. Nu sunteți ceea ce faceți ... 61

Secretul listelor mele

PARTEA A II-A: CONCENTRAREA PRODUCTIVÃ

sau Care este sensul unui punct de vedere? ... 63

14.Pentru o vedere mai clară, analizați lucrurile de la înălțime ... 65

Jocul de fiecare zi

15.Nu veți ști cum să acționați până nu vă veți vedea acționând ... 68

Treziți-vă și puneți-vă imaginația la treabă

16. Niciodată nu veți munci suficient de mult ... 71

Trebuie să lucrăm tot timpul peste program?

17. Energia urmează gândul ... 73

Ce puneți în fața ușii?

18.Cu cât scopul e mai clar, cu atât aveți mai multe modalități de a-l atinge ... 76

Trăiți în sufragerie?

19. „Cel mai bun” este mult mai bun decât „bun” ... 79

Cum să fiți invincibil

20.Modificarea concentrării echivalează cu modificarea rezultatului ... 82

Sunteți „pregătit”?

21. Perspectiva este bunul cel mai valoros din lume ... 85

Ajutați-vă să fiți mai bun

22.Trebuie să vă gândiți la lucrurile pe care le aveți de făcut mai mult decât credeți ... 88

Productivitatea nu apare de la sine

23.Nu trebuie să vă gândiți la lucrurile pe care le aveți de făcut atât de mult cât vă temeați ... 91

Terminați inventarierea celor neterminate

24.Dacă știți ce faceți, eficiența este singura oportunitate de perfecționare ... 94

Transcenderea stresului

25.Doar un singur lucru care vă preocupă este „în zonă” ... 97

Cât de importante sunt toate celelalte lucruri în afara celui mai important?

26.Valoarea unui obiectiv viitor este dată de schimbarea pe care o determină în prezent ... 100

A face sau a fi? Sau tocmai aceasta este întrebarea?

PARTEA A III-A: CREAȚI STRUCTURI FUNCȚIONALE

sau Este dificil să păstrați direcția fără cârmă ... 103

27.Stabilitatea la un nivel favorizează creativitatea la un altul ... 105

Organizare și creativitate: prieteni sau dușmani?

28.Pentru o productivitate maximă, forma și funcția trebuie să se îmbine perfect ... 107

Vizionarul și Executantul – o diviziune personală a muncii

29.Dacă vreți o minte limpede, trebuie să aveți un sistem mai bun decât ea ... 109

Mintea dumneavoastră poate să îndeplinească o sarcină nouă?

30. Capacitatea de reacție sporește viabilitatea ... 112

Drogul dezordinii

31.Sistemul dumneavoastră este doar la fel de bun ca veriga lui cea mai slabă ... 114

Cum funcționează sistemul nervos?

32.Eficiența sistemului este invers proporțională cu gradul în care sunteți conștient de el ... 117

Succesul sistemului: funcționarea silențioasă

33. Funcția succedă formei ... 120

În ce oală trebuie să amestecați?

34. Nu puteți câștiga un joc pe care nu-l cunoașteți ... 122

Înfricoșătoarea prăpastie dintre gândire și executare

35.Când sunt doi sau mai mulți responsabili, de obicei nu este niciunul ... 125

Comisia interioară

36.Stabiliți-vă principiile în loc să mențineți ordinea în cadrul politicilor ... 128

       Dați tot ce aveți mai bun când...

Folosiți-vă mintea pentru a vă concentra asupra muncii, nu pentru a vă gândi la ea ... 131

Cu formă sau fără formă?

38.Gândirea dumneavoastră este mai valoroasă decât credeți ... 133

Libertatea și farmecul formei

39.Necesitatea de a planifica și de a organiza este invers proporțională cu resursele disponibile ... 136

De ce rasa umană evoluează atât de lent

PARTEA A IV-A: RELAXAȚI-VÃ ȘI DEMARAȚI

    sau Cum să fiți acolo unde se desfășoară acțiunea ... 139

40. Sunteți singurul implicat în jocul dumneavoastră ... 141

Noile elemente fundamentale

41.Lucrurile controlate prea mult scapă de sub control ... 144

Sunteți obsedat de organizare?

42.Cu cât deveniți mai bun, cu atât ar trebui să deveniți și mai bun ... 147

Săriți!

43.Încrederea în propria acțiune necesită un management personal pe mai multe niveluri ...           149

Este 9:45 dimineața. Ce ar trebui să fac?

44.Puterea dumneavoastră este direct proporțională cu capacitatea de a vă relaxa ... 152

Ecuația libertate – productivitate

45. Surprizele prevăzute nu mai sunt surprize ... 155

Aruncați o privire productivă în abis

46.Cu cât orizontul e mai vast, cu atât mișcările vă sunt mai sigure ... 158

Ritmul lucrurilor

47. Măriți viteza încetinind ritmul ... 161

Ar trebui să puneți oala să fiarbă la foc mic?

48. Nu aveți timp pentru a realiza niciun proiect ... 163

Sirenele subtile ale noțiunii de „termen lung”

49.Lucrurile mărunte, urmărite în mod consecvent, au un impact major ... 166

Cele 20 de procente vitale

50. Trebuie să faceți ceva pentru a ști ceva ... 168

Cine este interesat de productivitate?

(Cu adevărat interesat?)

51. Este ușor să avansați când sunteți deja în mișcare ... 172

Sunteți copleșit? Luați frâiele în mâini

Cele mai mari succese vin dincele mai multe eșecuri... 174

Anul unor alegeri mai bune

PARTEA A V -A: REAMINTIȚI-VÃ ELEMENTELE FUNDAMENTALE

    sau Bunul-simț nu este chiar atât de bine distribuit ...  177

Cele cinci etape de stăpânire a fluxului muncii ... 179

Procesarea și organizarea fluxului muncii ... 182

Modelul planificării naturale ... 183

Revizuirea Săptămânală ... 185

Cuvânt de încheiere ... 187

Despre cartea Pregătit pentru orice situați ‚ și David Allen ... 188

Despre autor ... 191

INTRODUCERE

Ușurați-vă viața ca să vă ușurați munca

Productivitatea maximă înseamnă realizarea unui anumit lucru – mobilă, autostrăzi sau distracție – cu cât mai puțin efort. Totuși, simplul fapt de a depune un „efort” presupune că întâmpinăm rezistență și impedimente când dorim să îndeplinim o sarcină. Îmbunătățirea productivității este în mare măsură legată de un mod mai eficient de a ne ocupa de obstacolele, reținerile și distragerile care se ivesc în calea noastră – orice opune rezistență sau ne încetinește înaintarea. Într-o lume lipsită de divergențe, totul s-ar materializa imediat ce ar fi imaginat – ar exista 6 nevoie scăzută de a atinge mai multă flexibilitate și o mai mare concentrare sau de a introduce sisteme și abordări mai eficiente. Și există lucruri pe care le putem face în orice moment, și care ușurează procesul de a îndeplini fără stres o serie de sarcini și de a ne menține direcția.

Timp de mai bine de două decenii am explorat cele mai bune metode de a ajunge la un mod relaxat, pozitiv și sustenabil de a trăi și de a munci. Din postura mea de consultant în marketing și consilier pe probleme de productivitate, am ajutat zeci de mii de specialiști să implementeze cele mai bune moduri (după părerea mea) de a munci productiv și de a obține mai multe satisfacții de pe urma muncii lor. Când oamenii aplică o metodă prin care realizează un anume echilibru în încercările de zi cu zi, indiferent de ce se întâmplă, își deschid o cale mai ușoară de acces spre intuiție și creativitate. Devin mai buni când vine vorba de procesarea informațiilor, de coordonarea gândurilor și a sentimentelor, de concentrarea asupra rezultatelor și de încrederea în deciziile legate de acțiunile viitoare. Ei pun în aplicare o abordare sistematică în privința propriului comportament și a muncii lor, ceea ce este mult mai de folos decât să se bazeze pe reacții de moment care să-i scoată de sub presiunea și din crizele în care intră. Oamenii sunt mai relaxați când știu că au instalat un sistem care să facă față oricărei situații. Iar când sunt mai relaxați, totul merge mai bine. Se realizează mai mult cu mai puțin efort și apar și o multitudine de alte efecte secundare care le îmbunătățesc rezultatele eforturilor și calitatea vieții.

Metodele pe care le predau derivă din atitudini și sisteme despre care am descoperit că funcționează cel mai bine și ne mențin la cel mai înalt grad de performanță. Ele au fost testate de la începutul anilor ‚80 și s-au dovedit a fi extrem de eficiente – atât la nivel individual, cât și instituțional. Etapele acestei descoperiri și ale acestui proces au fost descrise în prima mea carte, Cum să duceți lucrurile la bun sfârșit. Arta productivității fără stres. Succesul acestei cărți în întreaga lume a arătat că oameni dintr-o gamă largă de medii și profesii par receptivi la acest tip de informații și sunt pregătiți pentru schimbare. Ajunseseră la saturație, se simțeau copleșiți din cauza slujbei, dar și a altor lucruri din viața lor. Își doreau să recupereze oportunități irosite legate de gândire și acțiune creativă. Căutau o nouă abordare, un sistem pe care să poată conta, indiferent de slujbă sau de felul cum se desfășura ziua lor de lucru. Își doreau o structură – dar una naturală – care să se potrivească stilului lor de viață complex și să le ofere mai multă libertate, nu mai multe constrângeri.

În timp ce prezentam și implementam detaliile – „ce”, „când” și ”cum” – care alcătuiau esența programelor mele, am început să mai fac ceva: am început să scriu în legătură cu de ce-ul din spatele acestor etape. De ce funcționau atât de bine? De ce îi ajutau în mod consecvent pe ceilalți să funcționeze la o capacitate superioară și să se simtă bine? Acționa ceva mai profund aici? Care era fundamentul din spatele acestui succes? Se pare că există principii fundamentale care se împletesc în și între metode – factori care rămân viabili indiferent de momentul, locul sau instrumentele cu care sunt aplicați.

Cineva poate fi un excelent șofer de curse, fără să știe nimic în legătură cu gravitația, cu toate că gravitația este o forță fundamentală care afectează toate gesturile celui de la volan. Pentru a câștiga o cursă, șoferul trebuie doar să stăpânească volanul, să accelereze pe porțiunile drepte, să posede tehnica luării virajelor și să nu uite că trebuie să țină mașina sub control permanent. El își face munca lui, iar gravitația – pe a ei. Șoferul are grijă de el însuși, iar mașina va fi în regulă. Dar dacă la un moment dat condusul cu viteză nu mai este suficient? Dacă vreți să știți mai multe despre motivul pentru care abilitățile dumneavoastră funcționează așa de bine și vă împiedică să aveți un accident major? Dacă vreți să vă apropiați mai mult de secretele din spatele succeselor dumneavoastră? Și ce-ar fi dacă înțelegerea acestor secrete v-ar conduce la elaborarea mai multor instrumente de productivitate și la realizări tot mai însemnate?

În 1997 am început să mă ocup de aceste întrebări prin formularea unui set de principii care par să stea la baza unei conduite productive și să scriu articole de popularizare despre implicațiile și aplicațiile acestora în viața de zi cu zi. Am plecat de la premisa fundamentală că, de cele mai multe ori, capacitatea individului de a fi productiv este direct proporțională cu capacitatea de a se relaxa. Am mers mai departe și am delimitat patru zone ale conduitei productive:

Mi-am dat seama că oamenii nu aveau nevoie atât de disciplină, cât de o abordare organizată. Nu trebuiau să muncească mai mult - trebuiau doar să-și determine mai bine activitățile la mai multe niveluri și să-și păstreze în același timp concentrarea asupra tuturor aspectelor.

În spatele acestor principii se află conceptul „mintea ca apa”, o idee pe care am descoperit-o cu mulți ani în urmă, când făceam karate. Când aruncați o piatră într-un lac, ce se întâmplă cu apa? Reacția este în totală concordanță cu forța și masa pietrei. Nici mai mult, nici mai puțin. Nu reacționează nici prea mult, nici prea puțin. Nu reacționează deloc. Pur și simplu interacționează cu orice ajunge la ea și se reîntoarce apoi la starea ei naturală. Apa poate avea acest tip de mișcare doar pentru că aceasta este natura ei. O ființă umană se poate comporta astfel doar dacă instalează în mod conștient un sistem conceput pe baza unor principii care pot face față haosului și stresului. Principiile respective trebuie armonizate cu ceva mai profund din natura noastră.

La doi ani după ce am început să scriu articolele, am decis să scriu și să trimit un buletin informativ celor care se familiarizau cu metodele mele. Speram să încurajez formarea unei rețele de specialiști și a unei comunități de oameni dedicați să muncească bine, să-și împărtășească cele mai bune experiențe și să se bucure de viață. Fiecare buletin informativ avea scopul de a întări și de a îmbogăți ideile din spatele controlului relaxat și al îmbunătățirii performanțelor. Așteptam cu nerăbdare reacția celorlalți.

Răspunsul mi-a depășit curând așteptările. În doi ani, numărul cititorilor noștri a crescut de zece ori, de la 2 000 la 20 000 de abonați. Un an mai târziu, a ajuns la 30 000 și eram în plin avânt. Oamenii trimiteau buletinele informative în propriile rețele online. Acestea erau trimise prin e-mail peste tot în țară și în lume. Alții printau, capsau și legau pagini și le distribuiau prietenilor și colegilor. Alții chiar le postau în lifturile de la serviciu. Aceste pagini erau peste tot. Unele articole erau mai înclinate spre sfaturi practice, iar altele mergeau mai în profunzime. Toate mă ajutau să înțeleg mai bine „de ce”-ul și toate sporeau valoarea a ceea ce apăruse anterior.

Reacția pozitivă a fost copleșitoare - oamenii păreau însetați de mai buna fixare a lucrurilor de bază, de explorarea detaliilor subtile și de aventura surprizelor generate de unele dintre cele mai simple tehnici, instrumente, precum și de atenția conștientă. Și, cu atât mai important, majoritatea acestor persoane nu au urmat vreodată cursul de „Îmbunătățire a vieții”; cele mai mari recompense din folosirea acestui material au fost consemnate de către unele dintre cele mai eficiente și mai inteligente persoane de pe planetă, multe dintre ele aflate deja în topul productivității conform oricărui standard.

Venise timpul să adun toate aceste articole într-o carte. Principiile, comentariile și articolele de aici formează un corp de idei care, consider eu, oferă mai mult decât sfaturi și artificii de lucru. Dacă metodologia completă a celor mai bune practici pe care am formulat-o în Cum să duceți lucrurile la bun sfârșit a fost sau nu implementată, încă mai există lucruri pe care fiecare le-ar putea face într-un mod din ce în ce mai consecvent, în orice moment, pentru a-și îmbunătăți productivitatea și bunăstarea. Acestea sunt elementele pe care le veți descoperi validate și consolidate în aceste principii și articole.

Articolele au fost împărțite în patru mari domenii de comportamente productive: finalizare, concentrare, structură și acțiune. O astfel de organizare a principiilor și a articolelor nu implică limitarea lor la anumite titluri sau expunerea exhaustivă a subiectelor respective, ci mai degrabă stimularea gândirii cititorului și validarea unor moduri mai eficiente de a coordona lucrurile.

Există situații în care fiecare persoană în parte (precum și grupul în ansamblu) va obține cele mai mari avantaje din finalizarea lucrurilor mai vechi, pentru a putea începe apoi altele, mai importante (Partea 1). Alteori, cheia este concentrarea pe direcțiile esențiale (Partea a doua). Alte situații vor necesita structuri și sisteme foarte importante pentru dezvoltare (Partea a treia). Iar altele vor necesita pur și simplu renunțarea la încercarea de a îndeplini sarcinile perfect, rămânând doar să le continuăm (Partea a patra). Toate aceste aspecte sunt importante, dar deseori unul va fi în mod special elementul care va activa accelerarea către următorul nivel de productivitate. Partea a cincea vă oferă liste de referință, care să vă amintească de principiile fundamentale necesare pentru a vă menține pe linia de plutire.

Veți observa că articolele nu sunt expuneri exacte ale principiilor pe care le prezintă, ci mai degrabă comentarii pe anumite subiecte care dau de gândit’. Iar întrebările conclusive „Apropo... „ sunt doar elemente menite să trezească propriile dumneavoastră reflecții în legătură cu posibilele aplicări „pe teren”. Comportamentul uman și conștiința de sine pot fi în același timp extrem de simple și extrem de complexe, explorabile la infinit, iar eu am încercat să nu bat nimic în cuie. Dar veți găsi cel puțin sugestii asupra modului în care munca se poate desfășura la niveluri superioare, asupra modului în care funcționăm și asupra modului în care funcționează lumea. Pe măsură ce veți digera și veți pune în practică aceste principii, vor spori șansele să vă aduceți o contribuție mai însemnată la locul de muncă și în viața dumneavoastră în general. Citirea acestor articole va determina schimbări subtile în percepția dumneavoastră, ceea ce va genera și schimbări în comportament și implicit modificări în modul de a acționa, având drept consecință o îmbunătățire a rezultatelor. Lucrurile evoluează pe niveluri din ce în ce mai înalte. Se produc transformări, precum și repoziționări pozitive. Adesea diferența cea mai mare este produsă de lucrurile mărunte îndeplinite consecvent, dar de pe poziții strategice.

Aceste principii au o numerotare continuă în această carte, nu cum au apărut în buletinele informative (unde numerotarea era arbitrară). în același mod, unele articole au fost grupate alături de principii diferite față de cele cu care au apărut inițial.

După cum am spus, probabil că nu va trebui să munciți mai mult. De asemenea, este posibil să nu simțiți că trebuie să implementați un sistem pas cu pas, cu toate elementele și procesele descrise în cartea Cum să duceți lucrurile la bun sfârșit. Dar uneori tot va fi necesar să vă ocupați mai bine de lucrurile neterminate, să fiți mai creativ și mai expansiv, gândire a să vă fie mai focalizată, să dați frâu liber intuiției, să aveți structuri mai bune, să fiți mai flexibil și mai relaxat sau doar să avansați spre etapele următoare. Toate aspectele menționate mai sus vă vor îmbunătăți productivitatea. Această carte oferă perspective importante în toate aceste domenii și poate fi exact ceea ce vă trebuie pentru a vă deschide calea spre noi niveluri de exprimare care vă vor aduce multe satisfacții.

Probabil că unele idei pe care le veți întâlni în această carte vă sunt deja cunoscute, nu pentru că ați fi citit despre ele în altă parte, ci pentru că le veți recunoaște drept ceva ce știați deja, în mod intuitiv. Nu este necesar să căpătați noi deprinderi sau să achiziționați o cantitate mare de informații pentru a obține beneficii din conținutul acestor idei. Cartea de față va avea și rolul de a valida multe dintre cunoștințele pe care deja le aveați și le aplicați cu succes. Dar, de asemenea, vă va provoca să puneți în practică această cunoaștere într-o manieră mult mai conștientă și mai consecventă - și în asta rezidă adevărata sa putere. Căci prezenta scriere este o compilație de perspective și modalități eficiente de a acționa, aplicabile oricând, oriunde. Deși fiecare dintre ele își are propriul merit, luate ca întreg ele vă vor oferi o bogată experiență contextuală, mai mare decât suma părților. Fie că citiți începând cu un pasaj anume ori parcurgeți cartea de la început la sfârșit, vă propun să fiți deschis pentru o viziune de ansamblu mai amplă privind pregătirea dinamică și pozitivă pentru viață, care se va contura pe măsură ce veți înainta cu lectura cărții.

Sunt în continuare surprins de numărul aproape infinit de modalități prin care principiile eficienței personale pot fi examinate și puse în practică. Călătoriile noastre ne readuc întotdeauna la aceleași adevăruri esențiale, dar în urma explorărilor ajungem la această conștientizare pe căi noi și mult mai profunde. Ideile aici

Pag. 13 – 19